導入する企業が増えているウェブミーティング

これまで会議というと、必ず参加者全員が会議室に集まり、それぞれに印刷された資料を手元に議題について議論を行うものでした。もちろんまだまだこの形式で会議を行っている企業は多いのですが、テクノロジーが進化するにつれて従来の会議の方法も見直されるつつあります。最近ではインターネットを利用したウェブミーティングを導入する企業も増えてきています。まず第一のメリットはインターネットさえ繋がっていれば、いつでもどこでもミーティングに参加できる点です。海外の子会社との打ち合わせや、海外の取引先との商談でわざわざ日本を離れて渡航する必要はありません。移動にかかる渡航費や、時間を大幅に圧縮することが出来ます。これまで高い渡航費に頭を悩ませてきた企業は費用を抑えることが出来るかもしれません。

会議資料もインターネットを通して共有出来る

これまで会議の資料は紙に都度印刷を行うものでした。しかし、会議が終われば機密事項も含まれる為、シュレッダーにかけて廃棄することが一般的でした。会議の度に印刷コストやシュレッダーにかける時間もかかりますので、エコロジーの観点からも良くはありませんし、廃棄の手間を考えるとかけなくても良い時間をかけてしまっています。ウェブミーティングを導入すれば、会議資料は全てインターネットを介して相手の手元に届けることが出来ます。印刷をする手間も省けますし、相手が気になる点に関して資料の上に上書きして返送することも出来ますので、上手に資料を活用すれば、言った言わないや、説明を受けた、受けていないなどの齟齬を避けることが出来ます。議事録を取っておくことも重要ですが、その時の利用をきちんと保存しておくこともトラブルを避けるポイントになります。

多用な働き方の為のウェブミーティング

これまで仕事というと、毎朝満員電車に乗り、会社へ行って自分の机と椅子に座り、会議では会議室に集まってというように、社員全体が場所と時間を共有してきたものです。しかし、働き方も多様化してきましたので、在宅ワークを導入する企業や、カフェや自分のリラックスできる空間で仕事をしたいという方も増えてきています。特に在宅ワークの場合、毎日時間をかけていた通勤時間がなくなりますので、その分自分の為に時間を使うことが出来ます。場所も空間も会社という場に固執する必要はなくなりますが、情報共有をしたり、アイディアを出したりする場は必ず必要になってきます。会社にとっては、それぞれが在宅で仕事をしていても有意義な会議を持つことで、会社全体の利益になる上に、通勤費の支給も削減出来ます。

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